torsdag den 17. oktober 2013

Outsourcing af løn og HR

Det bliver mere og mere almindeligt at outsource virksomhedens såkaldt ikke-forretningskritiske processer. Ikke-forretningskritiske processer opfattes ikke ens fra den ene organisation til den anden, men der kan eksempelvis være tale om reception og omstilling, rengøring og kantine, bogholderi og administration, dele af IT og marketing - og så naturligvis temaet for blogposten her: løn og HR.

Intern eller ekstern løn og personaleadministration?

Jeg vil med det samme sige, at jeg i høj grad mener, at både IT, marketing og HR er strategisk vigtige funktioner i og for virksomheden, men der kan være mange fornuftige grunde til at outsource helt eller delvist (her tænker jeg især på den operationelle dimension), og outsourcing er, hvis man har den rette samarbejdspartner, en helt speciel mulighed for at co-create et virksomhedstilpasset og dermed ret ideelt outsourcing-produkt, som er til gavn og glæde for både virksomheden og outsourcing-partneren.

Og dermed virksomhedens kunder.

Der er som regel store fordele i at outsource lønnen og personaleadministrationen, men der kan også være fordele i at insource den. Jeg har prøvet begge dele, ligesom jeg har prøvet at samarbejde med en ekstern partner, som sad inhouse i virksomheden.

Fordelen ved at have sine egne lønfolk og personalemedarbejdere er, at der ydes en virksomhedsnær service. Den service, man som leder eller medarbejder modtager, når man kontakter en løn- eller personalemedarbejder, er i overensstemmelse med virksomhedens øvrige servicekoncepter, samarbejdsværdier og omgangsformer. De interne lønfolk guider, nurser og følger op. De feberredder, slukker brande og laver en a conto overførsel, hvis alt går galt.

Ja faktisk, så feberredder og følger de op i én uendelighed.

Og det er netop ulempen.



For de hersens søde (men også præcise og strenge) lønfolk bruger OCEANER af tid på at holde os andre i ørerne. De er overbebyrdede, de piskes frem af deadlines og de balancerer til stadighed på en line, spændt ud mellem HR og Finans. Dette til trods kimer vi dem ned, spammer dem med e-mails og sender notifikationer via medarbejderportalen for at fremføre spørgsmål som:

  • hvorfor er jeg blevet trukket en feriedag? Jeg har da masser af ferie. (You have not!)
  • jeg skal lige lave nogle bogførte (nakkehårene rejser sig allerede) registreringer om, for jeg byttede en feriedag til en feriefridag og så havde jeg en halv barn syg den dag, hvor jeg troede, at jeg skulle arbejde over og i går kørte jeg 12 kilometer, som jeg ikke har fået udbetalt og bla, bla, bla
  • Kurt fratrådte i sidste måned. Har jeg glemt at fortælle det? Har I udbetalt LØN? (Ja, dit æsel, vi har ikke nogen krystalkugle gemt i skabet)
  • min chef har lovet mig en lønstigning, men jeg kan ikke se den på min lønseddel. Hvor bliver den af? (Spørg din chef, makker)

Jeg har ikke mødt én eneste lønmedarbejder, som ikke gjorde sit yderste for at servicere sin organisation og jeg har kun mødt ganske få, som ikke var creme de la creme indenfor sit felt.

Derfor, og det er vigtigt at sige, er der ikke (kun) tale om et fagligt løft, når man vælger at outsource, men i høj grad også om et disciplinært løft.





Det handler om disciplin

Uf, disciplin!

Ikke normalt mit livsprojekt, men hvad denne sag angår, er det entydigt hér, at de berømte, lavtgående frugter svulmer af modenhed. Det er her, at den generelle effektivisering har sit udspring og det er her, besparelsen ligger for langt de fleste virksomheder.

For når man outsourcer, kommer alle forretningsgange, procedurer og kvalitetsparametre i spil. Hvis tingene ikke er stramme, effektive og korrekte - så bliver de det. En ekstern partner kan ikke leve med en sang fra de varme lande. En ekstern partner skal have facts, beslutninger og knivskarpe guidelines. En ekstern partner har en business.

Det har virksomheden måske ikke?

Jo naturligvis, og hvis man mangler at få samlet op på et par ting, er det nu, at det sker. For man kan ikke længere fedte sig til særlige ydelser eller overbærenhed, man kan ikke længere være den, der ikke leverer, og man kan ikke længere sjuske med sine data. Det vil sige: man kan ikke længere producere unødvendige omkostninger for virksomheden.  

Eksterne lønpartnere er principielt hverken hurtigere eller dygtigere end interne lønmedarbejdere, men de forlanger ordentlige, ensartede og rettidige data; de ser det ikke som et af deres fremmeste formål at redde Rip, Rap og Rup fra undergangen, hver gang de er bagud med deres tidsregistreringer; og de kræver digitalisering og automatisering af alle de processer, virksomheden ikke selv har orket at få gjort noget ved (fordi området som sagt ikke betragtes som forretningskritisk og dermed ikke er prioriteret i investeringsoversigten).

Udstrakt automatisering og stram effektivitet er derimod kritiske succesfaktorer for en lønleverandørs forretningsskabelse, hvorfor der er skarp opmærksomhed på blandt andet rutiner og datakvalitet.

Alle de skjulte omkostninger er således ikke med i den eksterne partners tilbud til virksomheden og blandt andet derfor kan en ekstern partner håndtere løn og personaleadministration langt mere effektivt og økonomisk attraktivt end virksomheden selv kan.

Hvorfor jeg valgte at outsource

Jeg var interesseret i at finde ud af, om der var en økonomisk gevinst i at outsource; om virksomhedens lønfunktion kunne gøres mindre sårbar og mere effektiv; og om en digitalisering og automatisering af virksomhedens lønprocesser kunne skabe empowerment og en bedre oplevet kvalitet blandt medarbejderne qua en platform, som gav medarbejderne råderet over, men også ansvar for, egne data.
  
I alle tilfælde var mine antagelser korrekte.

Outsourcing. Hvordan kommer man i gang?

Jeg startede med at kortlægge lønfunktionens opgaver. Hvad bestod de i og hvor meget tid blev der brugt på de enkelte opgaver? Denne kortlægning skulle dels bruges i præsentationen af opgaven for de potentielle lønleverandører, dels bruges i ROI analysen.

Næste step var at afklare, hvilke parametre jeg ville fokusere på og med hvilken individuel vægt. Parametre som

  • pris
  • kvalitet
  • fleksibilitet
  • serviceniveau
  • erfaring med integration med virksomhedens øvrige IT systemer
  • ydelsesperspektiver (er kompetencen til stede til at pakken kan udvides)
  • tilstedeværelse i flere lande end Danmark

betød noget for mig.

Men også lønleverandørens

  • kontinuerlige udvikling og opdatering af egne medarbejdere og programmer
  • kundeportefølje og kunde testimonials
  • markedsposition, ejerforhold og økonomiske situation
 
var nogle af de forhold, jeg interesserede mig for.     

Dernæst systematiserede jeg, i samarbejde med virksomhedens økonomifunktion, hvilke krav Finans havde til den eksterne partners rapportering. 

Jeg præsenterede virksomhedens case for en håndfuld udvalgte, potentielle samarbejdspartnere og indhentede tilbud.

Grundlaget for at give mine endelige anbefalinger, understøttet af leverandørernes data og mine egne, prioriterede kriterier og mål, var nu til stede og blev præsenteret internt i virksomheden. 

Den anbefalede samarbejdspartner blev enstemmigt valgt og processen blev sat i gang.

Så enkelt er det faktisk.
Eller nej.

For herefter begynder arbejdet. Men kun i en overgangsperiode, for fuld implementering og integration kan gennemføres i løbet af ganske kort tid, hvis man prioriterer opgaven.

Resten er historie

Jeg valgte efterfølgende også at outsource personaleadministrationen, da min egen omkostningsstruktur på ingen måde kunne konkurrere med outsourcing-partnerens priser. Hvilket argument kunne der så overhovedet være for at beholde personaleadministrationen i virksomheden?

Jeg kender ikke det argument.

(Bortset fra at der er de samme bløde-bekvemme-behagelige servicefordele ved at have interne personalemedarbejdere som ved at have interne lønfolk - men disse fordele koster virksomheden penge, som efter al sandsynlighed ikke giver et afkast andre steder i driften).






Mit næste skridt er at overveje, om der er flere processer i HR, som kan klares bedre og mere kosteffektivt andre steder. Måske ikke til udelt glæde for mig personligt, men til glæde for virksomhedens nuværende bundlinje og fremtidige konkurrenceevne

som i høj grad påvirkes af effektive, transparente og professionelle processer.  

 
I mellemtiden skal du være velkommen til at dele dine egne erfaringer med outsourcing i kommentarfeltet.

 

Ingen kommentarer:

Send en kommentar